O Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos do Governo do Estado (E-Docs) atingiu uma economia de 500 toneladas de papel neste ano. Esse resultado consiste em um aumento de 77% em relação a 2024. A ferramenta também evitou a impressão de 36 milhões de documentos e de 110 milhões de páginas.
Com isso, a solução ajudou na preservação de 15 mil árvores e impediu o desperdício de 275 mil metros cúbicos de água. Desenvolvida pelo Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espirito Santo (Prodest) e pela Secretaria de Gestão e Recursos Humanos (Seger), em parceria com outros órgãos estaduais, o E-Docs atingiu a marca de 27 milhões de assinaturas eletrônicas, quase 80% a mais do que em 2024.
Neste ano, foram autuados 610 mil processos pelo sistema, com 5,5 milhões de encaminhamentos e 7 milhões de despachos, entranhamentos, entre outros atos. Desde 2021, todos os novos processos administrativos do Poder Executivo Estadual são abertos somente pelo E-Docs.
Esse sistema também possibilita a inserção de processos e documentos, além de estar integrado a outras soluções importantes para o Governo do Estado, como o E-OUV (sistema de Ouvidoria) e E-Flow (solução de formulários digitais).
Fazem parte dos principais benefícios proporcionados pelo E-Docs: a economia de consumo de papel; a maior agilidade no atendimento das demandas; a redução de custos operacionais com deslocamento de processos por mensageria; o aperfeiçoamento dos fluxos de trabalho; a facilidade de acesso às informações; e a transparência e segurança dos dados.
Expansão e retrospectiva
Em 2025, o E-Docs já está sendo adotado por 23 prefeituras municipais no Estado. Isso representa um crescimento de 228% em relação ao ano anterior. Atualmente, a ferramenta também é usada por 68 órgãos estaduais e por três consórcios interestaduais.
Esse alcance permitiu que o sistema fosse utilizado neste ano por 258 mil pessoas, sendo desse total 85 mil são servidores públicos. Os usuários da ferramenta podem obter dados sobre a utilização dela em 2025, por meio do recurso Retrospectiva.
O diretor-geral do Prodest, Marcelo Cornélio, afirmou que a expansão o E-Docs mostra como essa ferramenta tem agregado valor à Administração Pública no Estado. “Proporcionar um atendimento mais ágil e eficiente ao cidadão com foco na sustentabilidade ambiental é, sem dúvida, uma dos vantagens mais significativas proporcionadas por esse sistema. A equipe do Prodest, da Seger e do Arquivo Público estão fazendo um excelente trabalho para essa ferramenta ser cada vez mais um bom exemplo de como a Tecnologia da Informação pode melhorar a vida dos servidores públicos e dos cidadãos”, pontuou.
O secretário de Estado de Gestão e Recursos Humanos, Marcelo Calmon, ressaltou que os resultados alcançados em 2025 reforçam a importância da transformação digital conduzida pelo Governo do Estado. “O E-Docs se consolidou como uma ferramenta estratégica para modernizar a gestão pública e ampliar a eficiência dos serviços. Em 2026, seguiremos avançando, levando o sistema a um número ainda maior de municípios capixabas e fortalecendo a atuação conjunta com as prefeituras. Nosso compromisso é garantir que a digitalização continue gerando mais agilidade, economia e transparência para toda a população”, destacou.
Para o diretor-geral do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES), Cilmar Fransceschetto, o ano de 2025 foi um período de transformação digital e impacto coletivo no Espírito Santo. “O E-Docs não apenas consolidou sua presença como plataforma de gestão documental digital, mas também se tornou um verdadeiro agente de mudança no serviço público capixaba. Por meio dele, alcançamos números que refletem eficiência, sustentabilidade e conectividade. Além dos resultados, o que mais nos motiva é o impacto real na rotina de servidores e cidadãos, ou seja, menos burocracia, mais agilidade e um governo cada vez mais digital, transparente e sustentável”, enfatizou.
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